Los problemas vienen en todas las formas y tamaños. Obviamente sería muy costoso aplicar el proceso de solución más complejo a cada problema. Es mejor comenzar con un proceso simple y escalar si es necesario y si está justificado.

Esto es obvio y suena simple, pero en la mayoría de los casos las personas en diferentes partes de la organización manejan las situaciones de manera diferente y toman decisiones diferentes sobre lo que se justifica y se espera.

Esto no es deseable porque en algunos casos se desperdicia dinero en hacer un trabajo que no está justificado, mientras que en otros casos los problemas de alto riesgo para la organización no se reconocen ni se tratan adecuadamente. Es importante que las organizaciones comuniquen al personal lo que es apropiado y cómo deben funcionar los canales de comunicación. Muchas organizaciones tienen matrices de riesgo destinadas a ayudar a las personas a tomar decisiones, pero con demasiada frecuencia no están integradas de una manera que las haga útiles o significativas.

¿Qué dice un ganador del premio Nobel?

El ganador del premio Nobel Daniel Kahneman descubrió que la mayoría de las veces, probablemente más del 98% de las veces, las personas usan su experiencia e intuición para resolver tareas rutinarias. Esto es bueno porque es rápido y generalmente brinda resultados apropiados, particularmente si las personas tienen la oportunidad de capacitarse.

Ocasionalmente sucederá algo donde la experiencia no entrega el resultado deseado. En esta situación, es deseable detenerse y tomar una decisión consciente de utilizar un enfoque diferente, más analítico. Kahneman llama a esto “pensamiento lento”. Pero en este punto es deseable “mantenerlo simple”. Con mucha frecuencia, las organizaciones adoptan un enfoque demasiado complejo y se atascan debido a que se desperdician demasiados recursos.

Comience con 5 POR QUÉ

Lo mejor es alentar a las personas a probar inicialmente el proceso 5 POR QUÉ por varias razones:

1. Es sorprendente la frecuencia con la que este enfoque increíblemente simple resuelve el problema y proporciona un remedio adecuado.
2. Registrar el tema como un “5 POR QUÉ” lo introduce en la memoria colectiva. Muchas veces los problemas pequeños son tratados como si no fueran importantes, pero si les suceden todos los días a diferentes personas, sus impactos se suman.
3. Al pensar en los 5 POR QUÉ, una persona puede hacer un juicio inicial sobre el "riesgo" asociado con el problema. Registrar esto ayuda a sacar a la luz problemas que de otro modo podrían pasarse por alto.
4. Una persona que ha aplicado los 5 POR QUÉ y ha pensado en el riesgo está bien posicionada para confirmar que el problema está controlado de manera adecuada para que no ocurra ningún otro efecto negativo.

Evalúe los riesgos

Los 5POR QUÉ son como primeros auxilios. Casi siempre ayudan y la mayoría de las veces dan una solución satisfactoria. También se evalúa el riesgo y se puede reconocer la importancia del problema para que la organización pueda gestionar el problema de manera adecuada. En organizaciones donde un equipo podría estar en contacto con el problema, los 5 POR QUÉ se convertirían en un ejercicio A3 en el que el equipo usaría las herramientas del proceso A3 para aumentar colectivamente los 5 POR QUÉ.

Análisis de Causa Raíz, si es necesario

Si el problema persiste, considere los riesgos para priorizar y ver si se justifican recursos adicionales para actualizar el proceso de solución a un Análisis de Causa Raíz (RCA) más completo para Enfocar, Encontrar las causas y Eliminar para siempre el problema.

Es importante que el enfoque y los procesos subyacentes al proceso 5 POR QUÉ, A3 y Análisis de Causa Raíz (RCA) estén integrados para que toda la información valiosa recopilada por los "primeros en responder" fluya hacia el RCA completo.

El proceso de Enfocar, Encontrar las causas y Eliminar para siempre mediante:

• Enfocar. En esta fase se desarrolla una comprensión clara del problema. Es sorprendente la frecuencia con que el acto de repensar la definición del problema revela las causas y las soluciones. Mientras se identifican las causas es importante confirmar que el problema está contenido para asegurarse de que no se produzca ningún daño, ya que puede llevar un tiempo identificar la mejor solución.
• Encontrar las causas. Esta fase busca identificar las posibles causas. El uso de la evidencia es fundamental para establecer qué posibles causas estuvieron activas. El árbol de causas es una forma muy útil de mostrar las relaciones entre las causas. El árbol muestra las diferentes formas en que puede haber ocurrido el problema. El árbol también muestra cómo las causas y otros factores pueden funcionar en combinación para que un evento solo ocurra bajo ciertas condiciones.
• Eliminar para siempre. A menudo sucede que la causa de un problema se desconoce al principio, pero all llegar a la fase de “Eliminar para siempre” es común que haya varias soluciones. En este momento se activa el proceso de identificar la mejor solución y proporcionar un proceso de gestión para garantizar que la solución se implemente correctamente.

Recuerde, manténgalo simple y esté listo para escalar si el riesgo justifica los recursos.

Todo esto se puede hacer manualmente usando hojas o pliegos de papel y pizarras blancas. Pero en un mundo donde todo el mundo tiene un teléfono inteligente, un software compatible con dispositivos móviles lo hace mucho más fácil.

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