Todo el mundo resuelve miles de problemas cada día.

La mayoría de los problemas se resuelven sin esfuerzo utilizando el conocimiento y la experiencia obtenidos al resolver problemas similares en el pasado. Actuamos intuitivamente sin ni siquiera darnos cuenta de que había un problema que resolver. Los problemas de "¿qué desayunar?" o "¿qué ponerme?" serían difíciles si nunca antes hubiéramos tenido esos problemas. Las elecciones se vuelven tan rutinarias que probablemente ni siquiera veamos alternativas.

Mejoramos a medida que aumenta la experiencia en una tarea, especialmente si tenemos acceso a una formación de calidad. Pero a veces las cosas salen mal y necesitamos usar una técnica más fuerte. Hay muchas técnicas diferentes. Los niños preguntan a mamá o papá por la respuesta. En algunas organizaciones existe una cultura de empujar los problemas hacia arriba en la cadena de mando y los empleados terminar preguntándoles a sus jefes.

Los famosos 5 POR QUÉ

Las organizaciones que buscan los mejores resultados brindan a cada nivel de la organización las habilidades, técnicas y apoyo para contribuir a la solución de problemas. El proceso de los “5 POR QUÉ” se hizo famoso por la organización Toyota que reconoce a las personas de primera línea como una de las claves del éxito de la empresa.

El proceso 5POR QUÉ es increíblemente simple pero al mismo tiempo es poderoso porque una persona debe detenerse y concentrarse en el problema lo suficiente como para escribir por qué sucedió y luego por qué sucedió esa causa. Se ha demostrado que el simple acto de detenerse, escribir y profundizar es muy efectivo en la mayoría de los casos. En los casos en que no se encuentra una solución, al menos se ha pensado en crear una apreciación inicial del problema para que pueda escalar a técnicas más poderosas.

Cómo capturar los 5 POR QUÉ

Muchas organizaciones han utilizado hojas de papel, blocs de notas y plantillas impresas para brindar recordatorios y pistas a las personas que son nuevas usando “5 POR QUÉ”. Las plantillas y los blocs impresos son una excelente manera de que las personas adquieran el hábito de usar los 5 POR QUÉ. Sin embargo, la llegada de los teléfonos con pantallas y el acceso generalizado a las computadoras conectadas a Internet ha revolucionado la forma en que se registran y utilizan los 5 POR QUÉ.

La mayoría de las personas en la fuerza laboral ahora están familiarizadas con las aplicaciones y les resulta más conveniente almacenar notas en sus teléfonos o tabletas. En algunas organizaciones se utilizan teléfonos personales, pero muchas organizaciones (que se están convirtiendo rápidamente en la mayoría) proporcionan tabletas para la presentación de informes de datos donde antes se habrían utilizado informes en papel. La gran ventaja es que los datos van a un sistema que puede almacenar y mostrar datos para revelar patrones. Esto permite que las personas trabajen en el problema más grande, a menudo oculto y no tratado, en lugar de solo trabajar en los síntomas locales.

Suele ocurrir que un problema que causa una pérdida del sistema se percibe como un caso aislado. La persona que aplica los 5 POR QUÉ observa ese caso en particular y aplica una contramedida para esa circunstancia en particular. Otra persona en un turno diferente puede ver síntomas diferentes y el problema puede repetirse unas semanas más tarde. La capacidad de ver todos los  5 POR QUÉ generados durante un período de tiempo brinda la oportunidad de ver los patrones y el panorama general para que se puedan aplicar contramedidas que aborden las causas fundamentales.

Aquí hay un video que muestra cómo se pueden ingresar 5 POR QUÉ en el software RCA2GO.

¿Y cuando 5 POR QUÉ no es suficiente?

Una de las frustraciones con los 5 POR QUÉ es que algunos problemas resultan ser "demasiado difíciles", por lo que luego se recomienda escalar a un proceso A3 basado en equipos, pero nuevamente se genera frustración si no se encuentran soluciones. La solución es capturar los 5 POR QUÉ y A3 en un software para que la organización pueda aprender del trabajo de los "primeros en responder" y escalar a técnicas más sólidas cuando fuera necesario.

Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo implementar un proceso que permita escalar un 5 POR QUÉ a un Análisis de Causa Raíz (RCA) que incluya un árbol de causas si es necesario y está justificado.